Factures électroniques clients et fournisseurs
Un projet de dématérialisation de factures, entrantes ou sortantes, est stratégique. La facture est en effet, un document clé dans l’entreprise, associée à des enjeux aussi bien financiers que fiscaux et impactant plusieurs services : comptable, administratif, financier et juridique.
La facture dématérialisée s’associe le plus souvent à la mise en place d’un processus de dématérialisation plus global : de la conversion de formats papiers en fichiers électroniques jusqu’à l’archivage à valeur probatoire, avec authentification et piste d’audit fiable.
Les gains sont significatifs et rapidement perceptibles (financier, productivité, temps etc). C’est pourquoi ce processus se retrouve souvent parmi les 1ères étapes de la transformation digitale des entreprises. Nous accompagnons nos clients sur l’ensemble de la démarche : audit, déploiement des solutions et conduite du changement. Grâce à notre expertise ainsi qu’à un suivi rigoureux, nous simplifions le projet quelle que soit la problématique, pour une mise en œuvre en un temps record !
Processus
Une parfaite maîtrise du processus de dématérialisation des factures :
1 – COLLECTER
Tous formats de flux entrants et sortants : papier, PDF, XML…
2- PRÉPARER
Indexation
Conversion
Découpage
3 – VALIDER
Contrôles métiers
Contrôles de conformité incluant doublons papier et PDF
4-TRAITER
Workflows de validation personnalisables
Rapprochements bancaires automatiques
Signature électronique certifiée
5 – SÉCURISER
Chiffrement
Horodatage
Scellement
Traçabilité des flux échangés
Contrôles de l’intégrité
6- CONSERVER
Archivage électronique légal
7 – CONSULTER
Authentification forte
Consultation sécurisée des documents
Pourquoi dématérialiser vos factures avec notre solution ?
- Quelle que soit l’organisation nous nous adaptons : centralisée, décentralisée, avec ou sans circuits de validation, multi-entités, multi-budgets etc.
- Intégration automatique des factures dans la comptabilité : fini les erreurs liées à la saisie manuelle !
- Réduction du délai global de paiement : la sécurité des paiements est assurée !
- Simplification et uniformisation du processus de traitement des factures pour tous les services concernés.
- Hébergement de vos données en France.
- Accès aux documents partout et tout le temps.
- Paramétrage et installation simples, pour une prise en main rapide par les utilisateurs.
- Tarifs et facturation adaptés aux PME, basés sur vos flux documentaires annuels, indépendamment du stockage et du nombre d’utilisateurs.
Nous vous garantissons des résultats probants sur :
- La qualité et la traçabilité de l’information qui ne cesseront de s’améliorer
- La rapidité de traitement des opérations et des flux sur d’importants volumes d’information.
- Les processus de travail de vos collaborateurs qui seront considérablement simplifiés, leur permettant ainsi de se concentrer sur leur cœur de métier et des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Les coûts de traitement documentaire qui diminueront de manière significative.
- La qualification des informations clients qui s’enrichira pour une meilleure exploitation.
Factures
Et vous, quel type de facture souhaitez-vous commencer à dématérialiser ?
Dématérialiser la facture client
Les chiffres clés de la facture client/sortante
Une facture dématérialisée permet d’économiser en moyenne : 6,5€ soit 16 250€/an.
-
Coût global d’une facture émise au format papier : 8€ à 10€
-
Coût global d’une facture électronique : 3€
-
60% de temps de traitement en moins entre une facture électronique et une facture papier.
64% des factures au format papier traitées requièrent l’intervention de 2 personnes en moyenne
Avantages
UNE GESTION ADMINISTRATIVE FLUIDE ET PLUS RAPIDE
Retracer et justifier comptablement chaque étape d’une transaction commerciale : de la commande à la facturation et inversement.
Traçabilité complète de la facture : de sa création à la consultation par le client.
Archivage numérique du document : pérennité, intégrité et lisibilité garanties.
TRAITEMENT ET PARTAGE SIMPLIFIÉS
Automatisation de 60% du processus de traitement d’une facture : les erreurs et le temps de contrôle sont ainsi réduits.
Gestion des droits et des accès offrant un partage simplifié et sécurisé des factures.
Bénéfices
- Rechercher facilement et retrouver rapidement ses factures.
- Réduire ses coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage.
- Gagner du temps et simplifier ses processus.
- Réduire les délais de transmission et de paiement.
- Améliorer sa trésorerie.
- Être conforme au RGPD et à la réglementation fiscale en vigueur.
- Diminuer l’empreinte écologique, en supprimant papier et transport.
Dématérialiser la facture fournisseur
Les chiffres clés de la facture Fournisseur
Avantages
AUTOMATISATION DU TRAITEMENT
- Apprentissage automatique des factures au bout de seulement 3 dépôts.
- Possibilité de collecter automatiquement vos factures électroniques. Nous disposons de plus de 400 connecteurs sur les espaces clients de vos principaux fournisseurs (EDF, ENGIE, Air France…).
- Indexation et classement automatique des factures sur les données de votre choix : type de documents, nom du fournisseur, adresse, date, n° facture, montants…
- Paramétrage de circuits de validation personnalisés à votre organisation.
INTÉGRATION COMPTABLE ASSURÉE
- Imputation comptable automatique selon votre plan comptable.
- Export des écritures comptables vers votre ERP.
- Plus de 60 passerelles comptables vers les principaux éditeurs du marché (Ciel, Sage, EBP, CEGID, Fiducial…).
CONTRÔLES AUTOMATIQUES
- Rapprochements des commandes et des factures.
- Contrôles des montants.
- Alertes date de paiement / paiements dépassés.
AIDE À LA DÉCISION
- Export de fichiers et graphiques pour vos calculs, statistiques et analyses.
Bénéfices
- Fini la double saisie.
- Indexer et ventiler automatiquement ses factures.
- Rechercher facilement et retrouver rapidement ses factures.
- Grâce aux contrôles automatiques, 95% des factures ne requièrent plus d’intervention humaine et manuelle.
- Contrôler, valider et payer en quelques clics.
- Anticiper, suivre et maîtriser ses dépenses.
- Réduire ses coûts induits : erreurs, stockage, expédition.
- Gagner du temps et simplifier ses processus.
- Être conforme au RGPD et à la réglementation fiscale en vigueur.
- Diminuer l’empreinte écologique, en supprimant papier et transport.
Chorus Pro
Vous êtes un établissement public ou fournisseur d’une entité publique ?
Profitez de notre intégration avec le Portail Chorus Pro
Le 1er janvier 2017 est né le Portail de l’Etat Chorus Pro, dont la vocation est de permettre aux entreprises travaillant avec le secteur public, d’envoyer leurs factures au format dématérialisé, dans le but d’améliorer la traçabilité fiscale et de réduire les délais de paiement.
Le 1er janvier 2020 a marqué la fin de cette transition. Désormais, toutes les entreprises travaillant avec une entité publique, quels que soient leur taille et leur CA ont l’obligation de passer par Chorus Pro pour transmettre leurs factures à leurs clients.
Le dépôt manuel des factures sur le Portail Chorus Pro, étant très long (8 minutes en moyenne par facture), c’est naturellement que nous avons développé une solution d’interfaçage pour permettre aux fournisseurs de déposer automatiquement leurs factures et aux structures publiques de les récupérer automatiquement également.
En mode API ou EDI, nous suivons en temps réel l’état de traitement de la facture jusqu’à son acquittement.
Quels bénéfices pour vous ?
SIMPLICITÉ
Aucun développement
Aucune démarche de certification
Aucune connexion manuelle sur le portail Chorus Pro
Pas de saisie, pas d’erreur
CENTRALISATION
Mutualisation des services
Décloisonnement des entités publiques
Point d’accès unique
Format de données commun à tous les destinataires
ÉCONOMIES
Réduction des temps de traitement
Diminution des délais de règlement
SÉCURITÉ
Contrôle des flux
Pérennité des données de facturation
Traduction au format Pivot Chorus
Vérification de la cohérence des informations
