Gestion électronique des notes de frais
La gestion des notes de frais, aussi bien pour le salarié, que le personnel administratif chargé de les traiter, fait partie des tâches les plus fastidieuses, dont le traitement s’étale considérablement dans le temps.
En outre, le remboursement des notes de frais implique de respecter certaines formalités fiscales, sociales et comptables, ce qui rend l’exercice relativement sensible et exige par conséquent une grande rigueur. Or, un traitement manuel augmente significativement le risque d’erreur.
Ainsi, pour gagner du temps à employer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, la dématérialisation de vos notes de frais, semble ne plus être une option !
Les chiffres ne mentent pas…
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Les impacts d’un traitement manuel de vos NDF
≃ 30 min = temps perdu par salarié et par NDF
68% des NDF sont remplies sur papier ou fichier Excel
1 NDF sur 5 comporte des erreurs
50€ = coût de traitement d’une seule NDF
(temps passé à saisir, transmettre, contrôler, corriger …)
30 jours = période sur laquelle s’étale le traitement d’une seule NDF
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Les gains d’un traitement automatisé de vos NDF
79% de temps gagné pour les collaborateurs
42% des tâches humaines manuelles éliminées
46% de gains d’efficacité
63% de gains d’opportunité
Certains gestionnaires gagnent jusqu’à 3 jours/ mois
Vous hésitez encore à dématérialiser vos notes de frais ?
Pourtant, ce ne sont pas les bonnes raisons qui manquent…
Avantages
- Paramétrage de la politique de NDF propre à votre société : plafonds, circuits de validation, Annotations, suivi, etc.
- Notifications : nouveaux dépôts, action ou validation à effectuer, anomalies, erreurs, doublons, etc.
- Traçabilité et contrôles : empreinte numérique, horodatage, visibilité des accès et actions sur les documents.
- Installation simple et prise en main rapide par les utilisateurs.
- Tarifs et facturation adaptés aux PME ; basée sur vos flux de documents annuels, indépendamment du stockage et du nombre d’utilisateurs.
- Hébergement de vos données en France.
Bénéfices
- Gagner en productivité grâce au classement et traitement automatisés, ainsi qu’à l’export des écritures comptables des NDF.
- Renforcer la mobilité des collaborateurs, grâce à la saisie et la consultation des NDF de partout et à tout moment, via un simple navigateur web.
- Maîtriser ses dépenses : plus de retard de transmission des justificatifs, ni d’erreurs de saisie et moins de tentation de fraude.
- Se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, grâce à la fin de la saisie, aux contrôles automatiques et à la gestion comptable simplifiée.
- Gagner du temps et simplifier ses processus.
- Être conforme au RGPD.
